Одиторски файл за НАП
Одиторският файл е месечна справка, която онлайн магазин без касов апарат подава в НАП за плащанията с карта. Изискването е в Наредба Н-18.
Актуализирано на
XML справка за доставените през месеца поръчки.
Наредбата го нарича „стандартизиран одиторски файл" (чл. 52т, ал. 2 и Приложение № 38). Това е XML файл с поръчките, доставени през месеца: артикулите, сумите, ДДС, номера на електронната бележка и начина на плащане, плюс върнатите през месеца пари.
Кой го подава. Онлайн магазин в алтернативния режим, тоест магазин, който за плащанията с карта изпраща електронни бележки вместо касови (чл. 3, ал. 17). Магазин, който отчита всичко с касов апарат или приема само банков превод и пощенски паричен превод, не подава одиторски файл.
SAF-T е друг файл. Подава се по ДОПК, съдържа счетоводните данни на фирмата и има свои срокове. Виж въпроса за SAF-T по-долу.
Подаване с КЕП до 15-о число на следващия месец.
- Регистрирай магазина преди старта. С данните за плащанията с карта магазинът получава номер от НАП, който се пише във всеки файл (чл. 52т, ал. 1). Как се регистрира.
- Събери поръчките, доставени през месеца, и върнатите през месеца пари. От 01.01.2026 сумите са в евро.
- Направи XML файла по схемата (XSD) на НАП. Схемата и примерен файл са на сайта на НАП.
- Провери го. При подаването НАП проверява дали данните са логически и аритметично верни. С безплатната проверка откриваш най-честите грешки преди подаването.
- Подай го до 15-о число на следващия месец (чл. 52т, ал. 2), през портала за е-услуги на НАП, с услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба № Н-18/2006 г." и КЕП.
Какво има във файла.
Полетата по Приложение № 38, по групи. Групата за поръчка се повтаря за всяка поръчка, а групата за артикул за всеки артикул.
| Група | Полета | Какво е |
|---|---|---|
| Магазинът | EIK, E_SHOP_N, E_SHOP_TYPE, DOMAIN_NAME | ЕИК, номерът на магазина от НАП, собствен домейн (1) или платформа (2) и адресът на магазина. |
| Периодът | CREATION_DATE, MON, GOD | Датата на създаване на файла, месецът и годината. |
| Всяка поръчка | ORD_N, ORD_D, DOC_N, DOC_DATE | Номерът и датата на поръчката, номерът и датата на електронната бележка. |
| Всеки артикул | ART_NAME, ART_QUANT, ART_PRICE, ART_VAT_RATE, ART_VAT, ART_SUM | Наименование, количество, единична цена без ДДС и без отстъпка, ставка на ДДС, ДДС и сума с ДДС. |
| Сумите на поръчката | ORD_TOTAL1, ORD_DISC, ORD_VAT, ORD_TOTAL2 | Стойност без отстъпка и без ДДС, отстъпка, ДДС и стойност с ДДС. |
| Плащането | PAYM, POS_N, TRANS_N, PROC_ID | Начинът на плащане, а според него номерът на виртуалния ПОС, номерът на трансакцията или доставчикът на плащания. |
| Връщанията | R_ORD, R_ORD_N, R_AMOUNT, R_DATE, R_PAYM, R_TOTAL | Броят върнати поръчки, а за всяка номер, върната сума, дата и как са върнати парите, плюс общата сума. |
Как изглежда файлът.
Съкратен пример с една поръчка, платена с карта през доставчик на плащания, и без връщания. Стойностите са измислени; за точната схема виж XSD на НАП.
<audit>
<eik>123456789</eik>
<e_shop_n>RF0001234</e_shop_n>
<domain_name>example.bg</domain_name>
<e_shop_type>1</e_shop_type>
<creation_date>2026-10-03</creation_date>
<mon>09</mon>
<god>2026</god>
<order>
<orderenum>
<ord_n>1042</ord_n>
<ord_d>2026-09-12</ord_d>
<doc_n>0000000124</doc_n>
<doc_date>2026-09-12</doc_date>
<art>
<artenum>
<art_name>Чаша керамична</art_name>
<art_quant>2.00</art_quant>
<art_price>10.00</art_price>
<art_vat_rate>20</art_vat_rate>
<art_vat>4.00</art_vat>
<art_sum>24.00</art_sum>
</artenum>
</art>
<ord_total1>20.00</ord_total1>
<ord_disc>0.00</ord_disc>
<ord_vat>4.00</ord_vat>
<ord_total2>24.00</ord_total2>
<paym>4</paym>
<proc_id>IE3206488LH</proc_id>
</orderenum>
</order>
<r_ord>0</r_ord>
<r_total>0.00</r_total>
</audit>Кодовете в полето PAYM.
Според кода се попълват и други полета. Връщанията имат свой код в R_PAYM: 1 по сметка, 2 по карта, 3 в брой, 4 друг.
| Код | Начин на плащане | Какво още се попълва |
|---|---|---|
| 1 | Плащане без пощенски паричен превод, освободено по чл. 3 | Нищо допълнително |
| 2 | Карта през собствен банков ПОС | Номер на терминала и номер на плащането, задължително |
| 3 | Наложен платеж с пощенски паричен превод | Нищо допълнително |
| 4 | Карта през Stripe, Shopify Payments, PayPal и подобни | ЕИК или ДДС номер на доставчика, задължително |
| 5 | Друго плащане без касова бележка | Нищо допълнително |
| 6 | Плащане, за което е издадена касова бележка | Нищо допълнително |
За магазин в Shopify виж кодовете и PROC_ID за Shopify Payments, PayPal и Revolut.
По Наредба Н-18 и указанията на НАП към 15.10.2026. Обща информация, не правна консултация.
Одиторският файл от поръчките в Shopify.
Sendway издава електронните бележки за поръчките с карта и от тях генерира одиторския файл за избрания месец, с продажбите и връщанията. Можеш да го получаваш и по имейл всеки месец. Подаването с КЕП остава при теб. Включено в плана Starter.
Често задавани въпроси.
Онлайн магазин в алтернативния режим, тоест магазин, който за плащанията с карта издава електронни бележки по чл. 52о вместо касови бележки (Н-18, чл. 3, ал. 17 и чл. 52т, ал. 2). Магазин, който отчита всичко с касов апарат или приема само банков превод и пощенски паричен превод, не подава такъв файл.
До 15-о число на месеца след месеца, за който се отнася (чл. 52т, ал. 2). Файлът за септември се подава до 15 октомври.
Електронно, през портала за е-услуги на НАП, с услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба № Н-18/2006 г.", с квалифициран електронен подпис (КЕП). По указанията на НАП данните трябва да са логически и аритметично верни и се проверяват при подаването.
Наредбата казва, че файлът се подава „за всеки календарен месец", и не прави изключение за месец без доставки. Указанията на НАП не разглеждат отделно този случай. Попитай счетоводителя си или НАП, преди да пропуснеш месец.
Доставените. Файлът съдържа поръчките, по които са извършени доставки през месеца (чл. 52т, ал. 2), заедно с изцяло или частично върнатите през месеца. Поръчка, платена в края на септември и доставена през октомври, по текста влиза в октомврийския файл.
Наредбата говори за всички поръчки, доставени през месеца, и има отделни кодове за наложен платеж. Част от счетоводителите обаче смятат, че във файла влизат само плащанията с карта. Реши заедно със счетоводителя си.
Не. SAF-T, стандартният одитен файл за данъчни цели, е отделно задължение по ДОПК (чл. 71з до 71к) за счетоводните данни на фирмата. Подава се до края на следващия месец и се въвежда поетапно: от 2026 г. за най-големите предприятия, до 2030 г. за останалите. Одиторският файл по Наредба Н-18 е само за поръчките от онлайн магазина.
По ЗДДС, чл. 185, ал. 2 нарушенията на наредбата се наказват с 3067,75 до 10 225,84 € за фирми и ЕТ и с 306,78 до 1022,58 € за физически лица (6000 до 20 000 лв. и 600 до 2000 лв. преди еврото). Когато нарушението не води до неотразяване на приходи, глобата е по ал. 1: от 511,29 до 2045,17 € за фирми.
Активирай Sendway за твоя магазин.
Безплатен план за начало. Без договор, без обвързване.